Como cada año, las disposiciones fiscales tienen variaciones respecto al año anterior, en este 2022 una de las más destacadas variaciones es la entrada en vigor del Comprobante Fiscal por Digital por Internet en la versión 4.0 (CFDI 4.0). Este avance tecnológico busca mejorar la precisión de la información para todos los involucrados y facilitar los cálculos de cada año fiscal.
Si bien la entrada en vigor de esta actualización se ha ido postergando a lo largo de 2022, es importante conocerla, para familiarizarse con su uso y adoptarla a la brevedad como la que se use ya sea como persona físico o como persona moral para lograr un mejor desempeño contable; para que su uso ya obligatorio a partir del 1 de enero de 2023 no presente dificultades.
Ventajas de esta actualización
Las principales ventajas, como se señalaba, de la implementación de esta tecnología, que como cualquier cambio a veces genera cierta resistencia y mala fama son:
-Reportar la información de manera completa y correcta al SAT a partir de lo contenido en las facturas electrónicas (o CFDI) para recibir mejores servicios.
-Hacer más fácil y expedita la presentación de declaraciones con información prellenada que proviene precisamente de la información contenida en las facturas electrónicas o CFDI.
Lo que debe incluir
Los CFDI en versión 4.0 deben tener:
-Lugar y fecha de la expedición de la factura electrónica
-Datos del emisor de la factura: Clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), nombre comenzando con el propio y siguiendo con los apellidos (persona física) o razón social (persona moral), régimen fiscal en el que tributa, domicilio fiscal, sello digital.
-Datos del receptor: Clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), nombre comenzando con el propio y siguiendo con los apellidos (persona física) o razón social (persona moral), régimen fiscal en el que tributa, código postal del domicilio fiscal, clave del uso fiscal que el receptor va a usar para ese comprobante.
Estos datos del receptor se pueden tomar de la Constancia de Situación Fiscal pero es completamente válido que el receptor los proporcione si los conoce. En ningún caso es requisito obligatorio solicitar la citada Constancia y mucho menos se puede condicionar el pago de salarios a su presentación, según ha estipulado la autoridad correspondiente.
-Cantidad, unidad de y clase de bienes o mercancías que la factura ampare o la descripción del servicio prestado.
Ojo, con las cancelaciones
En esta actualización para el uso del CFDI 4.0 hay novedades que se deben tomar muy en cuenta como es el caso del servicio de cancelación de facturas emitidas a través del portal de internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Estas modificaciones son, a saber:
-Marcar o señalar el motivo de cancelación del comprobante fiscal.
-Las cancelaciones sólo podrán tener efecto en el ejercicio en que sean expedidas, en otras, palabras, antes del 31 de enero del año siguiente a su emisión.
Como se mencionaba, la transición al uso de CFDI 4.0 no ha estado exenta de polémicas por ciertos malos entendidos, por ello, si requieres consultoría y asesoría fiscal en esta materia ten en cuenta que en BFA tenemos expertos que pueden ayudarte.
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Importancia de impuestos en personas morales
Aunque pagar impuestos es una de las obligaciones legales menos populares y de las que más se hacen chistes, lo cierto es que cuando se ve el panorama completo de la importancia que tiene para el mejor desarrollo del país y de los individuos se suele ver con ojos más positivos.
Pues los impuestos de todos son las contribuciones que permiten que el Estado tenga fondos y recursos suficientes para contar con bienes y servicios públicos, asimismo, son los fondos que permiten el funcionamiento de las escuelas, los hospitales, la seguridad pública, o la construcción de infraestructura, el combata la pobreza, así como el sustento de todas las instituciones legislativas y judiciales. Efectivamente, todos podemos tener opiniones sobre la eficiencia o no en cada época y circunstancia, pero sí hay una garantía mínima de funcionalidad como país.
No todos con la misma vara
En México existen dos tipos de contribuyentes, las llamadas personas físicas y las persona morales. Las primeras se refieren a los individuos y las segundas son las entidades o instituciones, ya sean con fines lucrativos que coloquialmente llamamos empresas y las no lucrativas como las organizaciones de la sociedad civil. Evidentemente, los ingresos de las personas físicas en términos generales suelen ser significativamente menores que los de las empresas, además, la legislación les reconoce diferentes obligaciones.
Las personas morales son sujetas de dos impuestos principales:
–Impuesto al Valor Agregado (IVA) con una tasa del 16 por ciento aplicable a los productos y servicios, a excepción de algunos pocos que están exentos, por ejemplo, los alimentos y las medicinas.
–Impuesto sobre la Renta (ISR) que tiene una tasa diferente ligada a los montos de los ingresos que se tienen.
Además, existen impuestos que se aplican sólo algunos productos y servicios, por ejemplo, el Impuesto Especial a la Producción y Servicios (IEPS) se aplica a productos como son a la venta de bebidas con contenido alcohólico, tabacos, cigarros, refrescos, combustibles, así como servicios como las telecomunicaciones o juegos y sorteos.
La omisión es peligrosa
Es necesario recordar que en nuestro país no presentar las declaraciones fiscales en el momento oportuno, así como no atender las solicitudes o avisos son infracciones al Código Fiscal de la Federación. El castigo principal si se omiten o difieren las obligaciones son multas y recargos, pero si se presentan de manera incorrecta por incluir deducciones falsas o ingresos gravables menores de modo que se determine que se ha cometido un delito de defraudación fiscal que se sanciona incluso con cárcel.
Por ello, quienes en las empresas tienen esta responsabilidad laboral deben ser muy cuidadosos en su cumplimiento y hacerlo con el profesionalismo, la precisión y la diligencia que eviten esas terribles consecuencias.
Por lo delicado de estas obligaciones y los riesgos de su incumplimiento es recomendable buscar asesoría para tener la certeza de estarlo haciendo correctamente. En BFA podemos ayudar a evitar estas situaciones riesgosas, ayudarte con tu planeación fiscal y lograr una eficiente e inteligente forma de cumplir con las obligaciones fiscales.
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Consejos contables y cómo realizarlos
Algunas de las actividades administrativas centrales en toda empresa son aquellas que tienen que ver con la contabilidad. Se trata de una variedad de tareas que deben ser realizadas a veces a diario, a veces mensual y otras se hacen anualmente. Para facilitar su cumplimiento hay algunos consejos contables que se deben tomar en cuenta.
En algunas organizaciones, sobre todo si son pequeñas se llegan a confundir los gastos personales de los gastos empresariales, y eso a veces ocurre también con las cuentas bancarias. Mantener una estricta disciplina del uso de las cuentas y de los pagos que se atienden desde ellas ayuda a tener control y facilita la identificación de montos y sus usos.
Es importante mantenerse al día sobre las normas fiscales no sólo porque cada año puede haber cambios en la Ley de Ingresos que afecte a todos los contribuyentes, o algún sector en específico, también hay actualizaciones que se van dando a conocer a lo largo del año.
Se puede considerar parte de la actualización contable, el conocimiento de nuevos softwares y otras aplicaciones que puedan ayudar a hacer más fáciles las tareas contables. Parte de esa facilidad viene de utilizar softwares que automatizan aquellas tareas repetitivas que por lo mismo son más susceptibles a errores humanos.
En este renglón, hay que recordar que es necesario considerar también los riesgos que se derivan del uso de la tecnología con la información y contar con elementos suficientes de ciberseguridad que garanticen la integridad de los datos internos y externos.
El avance tecnológico ha ido eliminando o limitando el uso de papel, con lo cual se ha reducido el espacio físico que se destina a guardar la documentación y a la vez permite dedicar menos tiempo a la tarea de hacerlo manualmente. Sin embargo, aunque se haga con archivos virtuales, hay que tener orden en carpetas para facilitar la localización de los documentos. Es necesario establecer códigos claros y conocidos por todos los involucrados para que nombren los archivos y documentos, evitando así que cada persona use lo que se le ocurra en el momento. Además de que los involucrados tengan claro si hay documentos que sí se tienen que mantener en papel y cómo archivarlos.
Habrá quien considere este consejo irrelevante y en cierta medida tendría razón, pero en empresas sobre todo pequeñas o con personal insuficiente es posible que se pasen las fechas para presentar las declaraciones mensuales o que se hagan sólo por cumplir. Si no se hacen o si se hacen mal, eso puede traer consecuencias graves posteriormente. Para evitarlo, es recomendable incorporar a las tareas generales las fechas de las obligaciones contables para tenerlas siempre presentes.
Para aplicar algunos de estos consejos, puede ser suficiente hacer algunas modificaciones internas, pero en algunos casos contar con asesoría para lograrlos, o contratar un servicio contable externo puede ser la solución. En BFA tenemos profesionales que pueden apoyarte a ti y a tu empresa.
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Diferencias entre servicios financieros y fiscales
Las empresas sobre todo si quieren crecer de manera ordenada que garantice su permanencia en el tiempo deben contar con estrategias variadas que no van directamente relacionadas con el producto o productos que elaboren o con los servicios que presten o con el simple pago de las nóminas cada quincena, son los servicios que apuntalan justamente la operación diaria y la cobertura de los sueldos, como base. Nos estamos refiriendo a los servicios fiscales y financieros que permiten administrar los flujos monetarios de manera adecuada.
Los servicios financieros
Los servicios financieros son las transacciones necesarias para la obtención de un bien financiero. Esos bienes pueden ser, por ejemplo, un seguro que cubra pérdidas por robos en las instalaciones de una empresa o también puede ser el recurso económico que se obtiene a través de un préstamo. El servicio financiero es la intermediación para que el cliente obtenga, por ejemplo, el seguro que sea más rentable con mejor cobertura y mejores condiciones de pago o, en el caso de un préstamo, que la tasa y condiciones sean las más favorables para la empresa.
Los proveedores de servicios financieros son muy diversos y suelen tener especialidades precisamente porque al conocer mejor la oferta de cada tipo de bien financiero son capaces de recomendar el o los más adecuados para cada cliente. Ciertamente, las empresas podrían hacer por sí mismas esa búsqueda de opciones de bienes financieros; pero eso requeriría tener personal especializado formando parte de su nómina y ese personal quizá tenga que ser mucho pues las necesidades de bienes financieros pueden ser muy variadas y no siempre permanentes. Por ello, suele más recomendable buscar a personal calificado y especializado en área específica que se requiere para sólo usar sus servicios para obtener el bien requerido.
Entre las transacciones para las cuales se puede recurrir a un especialista en servicios financieros suelen ser todas las relacionadas con los seguros tanto para el personal, como para las diversas aristas del negocio. Así como para la administración de sistemas de pagos, asesoría en inversiones de capital, solicitud de préstamos y financiamiento, gestión de activos y emisión de acciones y/o bonos para obtención de fondos.
Los servicios fiscales
Los servicios fiscales se refieren directamente a todas aquellas gestiones que tienen que ver con el fisco, que en México específicamente se refiere al Servicio de Administración Tributaria que depende de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Las obligaciones fiscales de las personas físicas y de las morales pueden variaciones y precisiones cada año, pero en términos generales se refieren a la gestión de facturas, al cálculo mensual y anual de las cargas tributarias, y la planeación fiscal para amortiguar esas cargas. Así dicho puede sonar muy poco trabajo, pero en realidad es mucho y requiere disciplina, orden y precisión.
Al igual que el caso de los servicios financieros, las empresas pueden destinar personal interno para esas tareas pero también pueden optar tanto por tener asesoría que ayude a que su propio personal haga mejor su trabajo o pueden buscar opciones externas que les presten el servicio completo.
En BFA contamos con profesionales que pueden ofrecer ambos servicios, tanto los financieros como los fiscales, con la garantía de ser especialistas en sus áreas y estar actualizados permanentemente.
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Reduce los impuestos en tu empresa
Dicen por ahí que se llama “impuestos” porque nos “imponen” su pago y pues algo hay de eso, la palabra resulta especialmente pesada cuando el monto a pagar es más del esperado o resulta excesivo. Para evitar esos sustos, para tener un mayor control sobre el pago de impuestos e incluso reducir los pagos se debe usar la planificación fiscal.
Es una práctica legal
La planificación fiscal no es encontrar formas de evasión tributaria, sino que es un recurso legal que utiliza a favor de la empresa las opciones que las mismas regulaciones fiscales ofrecen. Se entiende como un conjunto de tácticas y prácticas con visión estratégica que buscan reducir o posponer la carga tributaria.
El logro de este objetivo sólo es posible a través de un análisis detallado de todas las áreas del negocio, así como de la estructura de la empresa. Este análisis se hace a partir de la documentación de la empresa y se crea un respaldo documental que fundamente la licitud de las acciones que se emprendan.
Algunos aspectos a considerar
La planeación fiscal requiere tener orden y conocimiento de lo que ocurre en tu empresa para funcionar como una opción que reduzca tus impuestos. Para lograrla se requiere:
Contar con información actualizada y a la mano: El análisis de la información contable de la empresa es la base de la planeación fiscal; por lo que para realizarla es básico contar con la documentación completa y en orden.
Hoy en día mucha de la documentación ya no se tiene en formato físico pero también en formato digital debe estar organizada. Tenerla así permite aprovechar los avances tecnológicos para disminuir los errores y tener un cálculo correcto con menor esfuerzo.
La precisión en tus reportes: El control de la información y reportes sobre ingresos es fundamental para realizar una correcta declaración. Este punto es muy delicado porque las omisiones incluso accidentales pueden ser interpretadas por la autoridad fiscal como evasión fiscal e imponer sanciones a la empresa.
El avance tecnológico también ofrece opciones para que a través de la automatización algunas tareas se tenga mayor control y precisión, así como tener la oportunidad de rectificar cuanto antes.
Conoce y encuentra todas las opciones para tu empresa: Cada empresa por su estructura pero también por su giro tiene diferentes caminos para hacer la deducción o el pago diferido de las cargas fiscales. Es vital tener conocimiento sobre las opciones que, además, pueden llegar a varias a lo largo del año y, por supuesto, conocer las disposiciones aplicables para año fiscal.
Evita improvisaciones: La planeación fiscal requiere que se invierta tiempo en el análisis de las opciones, así como sopesar cada una de ellas con una visión estratégica. No invertir tiempo y esfuerzo en ese análisis puede resultar contraproducente tanto en caer en alguna ilegalidad como en un cálculo inexacto que, como se mencionaba, genere multas o recargos.
La planeación fiscal requiere conocimientos específicos y especializados, por lo que es mejor hacerlo de la mano de expertos. En BFA te ofrecemos la asesoría profesional y los servicios contables que requieres en esta área.
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Ampliación del capital contable
Unas de las etimologías latinas que más palabras ha dado al español y a otras lenguas es capitĭa, que quiere decir “de la cabeza”, es decir, la parte superior del cuerpo y donde está el cerebro, el órgano más importante para ser una personal funcional. Justo de ahí es de donde surge “capital”, palabra que entre otros significados la usamos para designar “caudal o patrimonio”, que para una empresa es tan vital como la cabeza a una persona.
La ampliación del capital contable es, por tanto, uno de los más importantes que es conveniente entender para tener una empresa sana, funcional y con futuro.
¿Qué es el capital?
Se considera capital a los recursos, bienes y valores que forman parte del patrimonio de una empresa y son los que usa para su funcionamiento que a su vez le genera, cuando todo funciona, más valor y capital como empresa.
Los accionistas de una empresa son los que aportan el capital de dinero, bienes y hasta conocimiento (el know-how es también un recurso), ponen eso activos para que la empresa funcione.
Ampliación de capital
En algunas circunstancias, las empresas requieren una ampliación de capital, que como su nombre lo indica es operación financiera que se realiza para aumentar los fondos de la empresa. Las circunstancias a veces son negativas pues puede ser una salida cuando la empresa enfrenta una crisis (ya sea por mala administración o por cuestiones externas inesperadas como fue la pandemia) o por cuestiones positivas como una expansión.
Así, entre las situaciones más frecuentes en las que se opta por hacer una ampliación de capital están:
-Contar con flujo para hacer nuevas inversiones, es decir, es una alternativa para financiar el crecimiento de la empresa de forma directa o para reforzar las garantías que tienen los acreedores.
-Mejorar la situación financiera vía la amortización de deudas que se tengan o estar en una situación más ventajosa para reestructurarla.
-Usarse para sanear pérdidas. Los fondos que se reciben se pueden usar para cubrir parcial o totalmente el importe que los resultados negativos que hayan erosionado el patrimonio de empresa durante varios periodos previos.
-Pagar dividendos vía acciones.
Hacerlo correctamente
Como se puede deducir, la ampliación de capital es un proceso normal para las empresas que puede incluso ocurrir en diversos momentos de su trayectoria, y es una oportunidad para crecer y afrontar nuevos retos o resolver problemas para seguir adelante.
Sin embargo, se trata de una operación que debe realizarse meticulosamente para que tenga éxito, se deben seguir formalidades desde el punto de vista mercantil, contable y jurídico. Además de hacerse a partir de una cuidadosa comunicación con y entre los accionistas para llegar a acuerdos y ejecutarla correctamente.
En muchas ocasiones, asesoría y apoyo externo para lograr la ampliación de capital puede ser el mejor camino. En BFA contamos con profesionales y metodologías adecuadas para apoyarte.
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Beneficios de la contabilidad de costos
Dicen por ahí que fijarse en tanto en árbol te puede hacer perderte del bosque y que es mejor tener todo el panorama;, pero esa consideración podría hacer que perdieras de vista en dónde puede surgir un incendio o dónde hay un árbol con plaga que podría extenderse a otros. Por ello, aunque nunca hay que perder el conjunto, sí es necesario saber cómo conocer todos los componentes de ese conjunto.
En las empresas la herramienta que permite calcular la rentabilidad de forma detallada de cada área del negocio se llama contabilidad de costos.
Esta metodología de la contabilidad provee información sobre todos los costos que se generan en la empresa según la naturaleza de cada proceso o de la adquisición de materia prima o de costos operativos indirectos. Esto permite analizar márgenes industriales, comerciales, ingresos netos, etc. de manera detallada. Por lo cual, se puede tener información sobre el coste de un producto o servicio específico, de la actividad de un departamento o llegar incluso a detalles de costos de una fase concreta de la cadena de manufactura.
Cabe destacar que la contabilidad de costos es una herramienta ajustable en cuanto a su frecuencia. Hay quienes prefieren contar con los datos diariamente o con una frecuencia semanal o mensual, otros optan por lapsos mayores, aunque la posibilidad de hacer mejoras sustantivas expeditas se diluye un poco.
¿De qué manera la contabilidad de costos beneficia a tu empresa?
El detalle de información que se puede obtener de la contabilidad de costos trae beneficios que es importante tener en cuenta para adoptar esta herramienta en la empresa:
Conocer con detalle en donde se gasta más permite tener claridad si el gasto es excesivo o adecuado con mayor perspectiva y a la vez precisión. Pues, los informes que se generan con contabilidad de costos proveen data valiosa para planear de forma integrada y sistémica los gastos de producción de inicio a fin; permiten identificar posibles fugas en gastos innecesarios, redundantes o tasados de forma elevada; además, por supuesto, permiten corregir esas fugas.
En una simplificación se puede decir que los ingresos de una empresa dependen del precio que pone a sus productos o servicios. Por ello, conocer cuál es costo unitario real de cada producto o servicio que se ofrece es muy importante y es uno de los grandes beneficios de la contabilidad de costos que al segmentar y distinguir cómo se usan los recursos provee información para establecer una política de precios basada en datos reales y actualizados.
En los últimos años, ha quedado claro que la incertidumbre se volverá un factor que acompañará el desarrollo económico, político y social por lo menos en la siguiente década; por lo cual, la toma de decisiones debe ser más flexible; pero más apuntalada no sólo con datos confiables sino que esos datos estén a la mano sin tener que iniciar un informe o investigación que tome tiempo. Las empresas que incorporan la contabilidad de costos como una práctica cotidiana pueden contar con esa información segmentada y tan actualizada como hayan decidido llevarla a cabo.
En BFA ofrecemos a las empresas el servicio de contabilidad de costos porque estamos convencidos que se puede convertir en una herramienta que les dé ventajas competitivas y apuntale su crecimiento. Nos gusta ver el bosque y conocer los árboles.
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Tips para mejorar la liquidez financiera
En algunas películas y series aparece un personaje millonario que por diversas circunstancias acaba en una situación donde no tiene forma de pagar por un servicio básico y la posible pareja romántica que no tiene un peso en el banco acaba pagando.
Estas escenas muestran que la falta de liquidez se puede convertir en un grave problema y que, en ocasiones, tiene más que ver con una falta de planificación que con falta de recursos. Obviamente, cuando además una empresa está limitada en sus recursos financieros es todavía más importante procurar mantener el equilibrio para sí contar con la liquidez financiera necesaria para no parar la operación ni comprometer el futuro del negocio.
Hay algunos tips que pueden ayudar a tener un índice de liquidez favorable:
Este suele ser no de los últimos consejos que se reciben en cuanto a la liquidez, sin embargo, es clave en este tema, pues los gastos imprevistos suelen ser los que más causan desequilibrio. Sin duda, no es una tarea fácil crear y mantener un fondo de emergencia sobre todo para las empresas cuyas ventas son cíclicas o para las que no están pasando un buen momento. No obstante, el contar con este y, sobre todo, sólo usarlo para lo que se destinó a la larga puede ser el factor que haga la diferencia entre un negocio sin deudas y uno comprometido por ellas.
A veces los consejos contables y financieros parecen obviedades; pero en muchas ocasiones lo obvio se esconde a la vista. Es común que en las empresas los procesos que funcionan se repitan y se diga que así se ha hecho siempre; esta comodidad evita el revisar si se puede eficientar. Por tanto, es importante revisar tanto los procesos que funcionan como los que no, buscando mejorar en todos los aspectos.
En este sentido, los avances tecnológicos pueden ser aliados para digitalizar y automatizar muchos procesos haciéndolos más rápido, con más precisión y usando menos recursos, los cuales se pueden utilizar mejor.
Administrar correctamente las existencias tanto de materia prima como de producto terminado evita la acumulación, y en casos de caducidad el desperdicio, lo cual reduce costos y aumenta el flujo de caja al no tener pagos extra de almacenaje o de transporte.
En el caso de los proveedores es importante conocerlos para establecer sinergias y facilitar formas y términos de pagos que resulten convenientes para tu empresa y para ellos también. Busca siempre los mejores plazos y renegocia condiciones de compra y precios; procura hacerlo buscando siempre el ganar-ganar porque así, si llegas a enfrentar una situación de falta liquidez podrían contar con mayor flexibilidad de su parte.
Casi todas las empresas utilizan la diversa variedad de créditos para apoyar el flujo, sin embargo, si se abusa de este recurso o si se pulveriza en muchos pequeños puede ir en contra de la liquidez pues se dispersan los pagos de los intereses. Por ello, hay que buscar la posibilidad de reunificar deudas, incluso, en un pago único para reducir intereses. Esto vale también para las comisiones bancarias que se pagan tanto en las cuentas como en las tarjetas de crédito, débito, etc., se debe explorar la mejor opción de servicios bancarios que ofrezca más servicios con comisiones menores.
Este punto va en consonancia con el anterior, pues hay que tener claridad en el control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar para no perder la salud contable y financiera. En este aspecto, también hay que explorar la automatización de pagos y cobros tanto como sea posible, esto evita que se “olviden” fechas y se paguen penalizaciones y si los clientes encuentran atractivo lo mismo: no preocuparse por fechas de pago por tenerlas sistematizadas.
Como puedes ver, la sistematización de ciertas tareas puede ser de gran ayuda para garantizar la liquidez de tu empresa y en BFA tenemos opciones para ayudarte en ese aspecto.
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Actualización de CFDI 4.0
Como cada año, las disposiciones fiscales tienen variaciones respecto al año anterior, en este 2022 una de las más destacadas variaciones es la entrada en vigor del Comprobante Fiscal por Digital por Internet en la versión 4.0 (CFDI 4.0). Este avance tecnológico busca mejorar la precisión de la información para todos los involucrados y facilitar los cálculos de cada año fiscal.
Si bien la entrada en vigor de esta actualización se ha ido postergando a lo largo de 2022, es importante conocerla, para familiarizarse con su uso y adoptarla a la brevedad como la que se use ya sea como persona físico o como persona moral para lograr un mejor desempeño contable; para que su uso ya obligatorio a partir del 1 de enero de 2023 no presente dificultades.
Ventajas de esta actualización
Las principales ventajas, como se señalaba, de la implementación de esta tecnología, que como cualquier cambio a veces genera cierta resistencia y mala fama son:
-Reportar la información de manera completa y correcta al SAT a partir de lo contenido en las facturas electrónicas (o CFDI) para recibir mejores servicios.
-Hacer más fácil y expedita la presentación de declaraciones con información prellenada que proviene precisamente de la información contenida en las facturas electrónicas o CFDI.
Lo que debe incluir
Los CFDI en versión 4.0 deben tener:
-Lugar y fecha de la expedición de la factura electrónica
-Datos del emisor de la factura: Clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), nombre comenzando con el propio y siguiendo con los apellidos (persona física) o razón social (persona moral), régimen fiscal en el que tributa, domicilio fiscal, sello digital.
-Datos del receptor: Clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), nombre comenzando con el propio y siguiendo con los apellidos (persona física) o razón social (persona moral), régimen fiscal en el que tributa, código postal del domicilio fiscal, clave del uso fiscal que el receptor va a usar para ese comprobante.
Estos datos del receptor se pueden tomar de la Constancia de Situación Fiscal pero es completamente válido que el receptor los proporcione si los conoce. En ningún caso es requisito obligatorio solicitar la citada Constancia y mucho menos se puede condicionar el pago de salarios a su presentación, según ha estipulado la autoridad correspondiente.
-Cantidad, unidad de y clase de bienes o mercancías que la factura ampare o la descripción del servicio prestado.
Ojo, con las cancelaciones
En esta actualización para el uso del CFDI 4.0 hay novedades que se deben tomar muy en cuenta como es el caso del servicio de cancelación de facturas emitidas a través del portal de internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Estas modificaciones son, a saber:
-Marcar o señalar el motivo de cancelación del comprobante fiscal.
-Las cancelaciones sólo podrán tener efecto en el ejercicio en que sean expedidas, en otras, palabras, antes del 31 de enero del año siguiente a su emisión.
Como se mencionaba, la transición al uso de CFDI 4.0 no ha estado exenta de polémicas por ciertos malos entendidos, por ello, si requieres consultoría y asesoría fiscal en esta materia ten en cuenta que en BFA tenemos expertos que pueden ayudarte.
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CRM para la contabilidad empresarial
Beneficios, Ventajas y Por qué se debe elegir un CRM
La contabilidad es una de las áreas vitales en una empresa sin importar el tamaño de las mismas. Y esta área se ha venido beneficiando del avance de las tecnologías comenzando por las hojas de cálculo que desde sus versiones más primitivas permitieron sistematizar, y de la mano hacer trabajar con menores márgenes de error y simplificando tareas repetitivas.
Evidentemente esos avances, hoy son mucho más amplios que las hojas de cálculo, hoy hay una serie de herramientas en línea y softwares especializados que ofrecen muchas ventajas y traen valores agregados para diversas funciones.
¿Qué significa CRM?
Estas siglas son el acrónimo de “gestión de relaciones con clientes” que se usa para designar de forma general a los softwares que se usan para optimizar diferentes aspectos de una empresa ofreciendo una centralización de las diversas interacción; más específicamente ventas, marketing y atención al cliente.
Es así que los CRM contables son una oportunidad para hacer más fácil y más organizada la gestión de cliente y el cuidado de la finanzas empresariales, así se logra un optimización del tiempo y el cuidado de la información de los clientes.
Beneficios en la contabilidad
La contabilidad por sí misma es un área que requiere de gran precisión; pero que también implica tareas repetitivas y son precisamente esas tareas repetitivas las que suelen llevar a más errores porque se vuelven tediosas y cansadas. Por eso, se necesitan opciones que permitan la sistematización de esas tareas para reducir el margen de error, pues los yerros en estas áreas son muy costosos tanto en términos económicos como en el posible pago de multas y recargos.
Los CMR ofrecen la posibilidad de olvidarse de la contabilidad manual (o semimanual), ahorrarse repeticiones y además, tener a la mano la facturación para el cliente o para otra área del empresa, claridad en el flujo, categorización de gastos, relación de pagos, etc. Y, muy importante, permite que esos datos se conviertan en información que sirva para conocer mejor las necesidades de los clientes y ofrecerles mejores productos y servicios.
Para llegar a los clientes con marketing
En las áreas de ventas y marketing, los CRM son herramientas tecnológicas que se insertan en estrategias de Marketing Inbound que inciden en captar más leads, segmentarlos para detectar más clientes potenciales, encauzarlos por el funnel de ventas e incrementar así las conversiones, dando incluso el paso a la fidelización de los clientes.
Para ayudar al éxito
A partir de lo expuesto podemos ver que el CMR es una herramienta que ayuda a mejorar los tres ejes que son fundamentales para el éxito de cualquier empresa:
-La automatización de la contabilidad, pues elimina errores y permite tener información.
-Aumentar ventas: pues de ellas dependen los ingresos y de los ingresos depende todo o demás.
-Mejorar las relaciones con los clientes, porque el sostenimiento a mediano y largo plazo de una empresa depende de consolidar una buena cartera de clientes que estén satisfechos con los productos o servicios que reciben de nosotros.
Como en BFA entendemos las necesidades de las empresas en su conjunto y cómo se relacionan las diversas áreas, podemos ayudarte a elegir el CMR que funcionará integralmente y se adaptará a la dinámica única de tu empresa.
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Mantén un control efectivo en tus costos
La pandemia iniciada a inicios de 2020 ha sido un parteaguas en todos los ámbitos, y el mundo empresarial no es la excepción. Hay sectores que estuvieron más expuestos durante los meses de confinamiento y hay otros que iniciaron un periodo de inestabilidad después. El panorama, pues, no pinta fácil y si no se tienen cuidado en cierta áreas de los negocios, las posibilidades de seguir adelante se ven todavía más limitadas y el riesgo de que la empresa no sobreviva se eleva. Sin embargo, usar con habilidad las herramientas contables que existen permitirán salir adelante.
Una de las herramientas fundamentales para las empresas es el control de costos. Conceptualmente, queda claro que llevar una escrupulosa gestión de costos es indispensable; pero hay cierta tendencia a ser laxos con ella en la práctica o, al contrario, quedarse por debajo de la expectativa. Ambos extremos son perjudiciales, pues la subestimación en los presupuestos genera proyectos incompletos, pérdidas monetarias y de tiempo. En el caso de la sobreestimación, puede resultar en dejar sin tocar fondos que se pueden utilizar y que generen provecho.
Definamos el control de costos
El control de costo consiste en el análisis de toda la operación de una empresa para identificar las salidas de dinero (gastos) vinculadas a la creación de productos y los servicios específicos de cada empresa. Con ello, se busca garantizar la rentabilidad y permite diseñar estrategias para ahorrar donde sea posible sin comprometer ni la calidad, ni la seguridad ni la integridad de los procesos y sus resultados.
Así, la meta del control de costos en las empresas es lograr que se sigan teniendo ingresos a pesar de los cambios en el mercado, la inflación y otras variables que pueden afectar ese equilibrio entre lo que se gasta y lo que se cobra, que no se pierda el margen de ganancia. En pocas palabras, se quiere alcanzar el mayor volumen ventas al menor costo posible.
Es importante considerar que los costos pueden ser directos como la compra de materia prima y el pago de salarios de mano de obra directa; pero también se pueden tener gastos por salarios de mano de obra indirecta, servicios básicos, asesoría técnica, seguros, mantenimiento, etc.
Fases para el control de costos
El control de costos no es un proceso fijo o que una vez que se haga ya no se vuelve hacer, al contrario, hay que estar en constante vigilancia. Sin embargo, las etapas básicas son:
-Planificar los recursos: aquí se involucra el monto del capital para la producción de bienes, productos o servicios con calidad y seguridad.
-Estimado de costos: se llevan acabo los ejercicios de cálculos y sensibilidad económica. Se deben verificar los precios de insumos, mano de obra, maquinaria, etc. para establecer la viabilidad o no de los procesos productivos.
-Presupuesto: aquí ya se pide a los proveedores cotizaciones actualizadas de mercancías, materias primas o insumos que se requieren. Además de agregarse todos los costos indirectos, fijos y variables.
-Estrategia de costos y gastos: en este momento se hace un análisis detallado para establecer las estrategias más eficientes para la producción buscando el equilibrio final entre gastos y posibles ingresos.
Como se puede concluir, el control de costos implica entender y saber analizar muchas variables, por ello en BFA nos ponemos a tu disposición para que logres ese balance.